1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur ce site est l'association Racin' Beach Volley Club, club de volley-ball et de beach-volley, dont le siège est situé Plage du Bourg, 97180 Sainte-Anne, Guadeloupe.
Pour toute question relative à vos données, vous pouvez écrire à contact@racinbeach.fr.
2. Politique de protection des données personnelles
Le club s'engage à ne collecter que les données strictement nécessaires à la gestion des adhésions et des licences, et à les traiter de manière licite, loyale et transparente.
2.1 Données collectées
- Identité : nom, nom d'usage, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, photo d'identité.
- Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, téléphone, coordonnées du représentant légal pour les mineurs.
- Données sportives : licences demandées, formule choisie, club précédent, numéro de licence, niveau de pratique, niveau d'arbitrage, taille des équipements.
- Données de santé : attestation de certificat médical, questionnaire de santé, situation de handicap éventuelle et précisions associées.
- Documents justificatifs : pièce d'identité, certificat médical, autorisation parentale, justificatif d'arbitrage, passeport sportif. Ces fichiers sont stockés de façon privée : ils ne sont pas accessibles publiquement et leur consultation est réservée aux administrateurs habilités du club.
- Données de paiement : montant, moyen et statut du paiement, référence de transaction, factures. Les numéros de carte bancaire ne transitent jamais par le site : ils sont saisis directement chez notre prestataire de paiement.
- Signature : image de la signature apposée lors de la demande de licence.
- Préférences : choix concernant les communications du club et celles de la fédération, choix exprimé sur les cookies.
2.2 Bases légales
- L'exécution du contrat d'adhésion pour les données nécessaires à votre inscription et au suivi de votre licence.
- Le respect d'obligations légales et réglementaires, notamment la transmission des informations exigées pour l'affiliation à la Fédération Française de Volley et la couverture assurantielle des pratiquants.
- Votre consentement pour les données de santé, les communications commerciales et les cookies non nécessaires.
- L'intérêt légitime du club pour l'organisation des entraînements, la sécurité des pratiques et l'information de ses membres.
3. Politique d'utilisation des données
Vos données sont utilisées uniquement pour les finalités suivantes :
- traiter et suivre votre demande de licence, la valider et la transmettre à la Fédération Française de Volley ;
- gérer votre adhésion au club, vos équipes, vos créneaux et votre présence aux entraînements et compétitions ;
- encaisser les cotisations, en une ou plusieurs fois, émettre les justificatifs et gérer les relances de paiement ;
- vous informer de la vie du club : convocations, horaires, tournois, actualités et informations administratives ;
- répondre à vos demandes envoyées par le formulaire de contact ou par e-mail ;
- respecter nos obligations comptables, fiscales et assurantielles ;
- établir des statistiques internes anonymisées sur les effectifs et les pratiques du club.
Vos données ne sont jamais vendues, louées ni cédées à des fins publicitaires.Seuls les destinataires suivants peuvent y accéder, chacun pour ce qui le concerne :
- les administrateurs et dirigeants habilités du club ;
- la Fédération Française de Volley et ses organes déconcentrés, pour la délivrance de la licence ;
- l'assureur du club et de la fédération, en cas de besoin de couverture ou de déclaration de sinistre ;
- notre prestataire de paiement, pour l'encaissement des cotisations ;
- nos prestataires techniques d'hébergement, de messagerie et de génération de documents, agissant sur nos instructions.
4. Politique de traitement des données personnelles
4.1 Modalités de traitement
Les traitements sont réalisés de façon informatisée, sur des serveurs sécurisés, et sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au moyen d'un identifiant personnel protégé par mot de passe. Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS).
4.2 Durées de conservation
- Dossier de licence : pendant la saison sportive concernée, puis conservé le temps nécessaire à la gestion des éventuels litiges et à nos obligations d'archivage.
- Données de santé : conservées uniquement le temps de la validité du certificat ou de la saison couverte, puis supprimées.
- Pièces comptables et factures : 10 ans, conformément aux obligations légales.
- Demandes de contact : 3 ans à compter du dernier échange.
- Choix en matière de cookies : conservé sur votre appareil jusqu'à ce que vous le modifiiez ou effaciez les données de votre navigateur.
4.3 Sous-traitants et transferts hors Union européenne
Certains de nos prestataires techniques (hébergement, envoi d'e-mails, paiement) peuvent être établis hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par la réglementation (clauses contractuelles types de la Commission européenne) et limités aux données strictement nécessaires au service rendu.
4.4 Mineurs
Les demandes de licence concernant une personne mineure sont obligatoirement effectuées par son représentant légal, qui consent au traitement des données de l'enfant pour les besoins de la pratique sportive. Une autorisation parentale signée est requise pour la participation aux activités du club.
4.5 Droit à l'image
Le club peut être amené à photographier ses activités. Toute publication sur le site ou sur les réseaux sociaux du club nécessite l'accord du licencié ou, pour un mineur, de son représentant légal. Cet accord peut être retiré à tout moment par simple demande à contact@racinbeach.fr.
5. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- droit d'accès et de copie des données vous concernant ;
- droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à l'effacement, dans les limites de nos obligations légales de conservation ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d'opposition, notamment aux communications de prospection ;
- droit à la portabilité de vos données ;
- droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà réalisés ;
- droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@racinbeach.fr en précisant votre demande. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximal d'un mois. Une pièce d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.
6. Sécurité des données
Le club met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'altération et l'accès non autorisé : accès nominatifs réservés aux administrateurs, stockage privé des pièces justificatives, chiffrement des échanges, sauvegardes régulières et suppression des documents devenus inutiles. En cas d'incident de sécurité susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, vous seriez informé dans les meilleurs délais.
Pour le détail des traceurs utilisés et pour modifier votre choix, consultez notre politique de cookies.